この会計細則は上智大学エレクトロニクス研究部（以下「本会」）の円滑かつ確実な会計業務遂行のために策定されるものである。本会会員は本細則を信義誠実の原則に従って履行する義務を負う。
本会会則第七条一項ハ） によって設置される会計はソフトウェア担当とハードウェア担当に分ける。
本会会則第七条一項ニ） によって設置される会計補佐はソフトウェア担当とハードウェア担当に分け、それぞれの会計を補佐するとともに、会計事故あるときは職務を代理する。
一項 及び 二項 に定めるソフトウェア担当の会計及び会計補佐は、 本会会則第一八条 に定めるプロジェクト区分の内、ソフトウェア区分のプロジェクトの会計処理を管轄する。
一項 及び 二項 に定めるハードウェア担当の会計及び会計補佐は、 本会会則第一八条 に定めるプロジェクト区分の内、ハードウェア区分のプロジェクトの会計処理を管轄する。
本会の会計処理は、次の各号に定める方法によって行われなければならない。
すべての会計は、プロジェクト単位でこれを執行する。
プロジェクト単位での会計執行の責任は、プロジェクトリーダーに帰属する。
すべてのプロジェクトは、その年度の予算上限値を超えて予算を使用することはできない。
すべてのプロジェクトは発足後、直ちに予算概算と希望する予算上限値を会長に提示しなければならない。会長はこれらを提示されたとき、直ちに 第三条 に定める手続を取らなければならない。
予算上限値の決定は会長・会計二名・監査・プロジェクトリーダーの合議の上、該当する担当の会計がこれを行う。
会計は、定時総会において自分の担当する区分の予算上限値を発表しなければならない。
プロジェクトへの予算交付の手続きは、以下に掲げる二つの方法によって行うものとする。
- イ) 立替え型
- ロ) 事前申告型
各プロジェクトのリーダーは、 第二条 に基づく予算上限値を超えて予算の使用を希望するとき、そのプロジェクトが属する区分担当の会計に、希望超過予算額と使途の概要を明記した予算上限超過願いを提出することができる。
各会計は、予算上限超過願いが出されたとき、会長・会計二名・監査・プロジェクトリーダーの合議の上、これの受理の可否を決定しなければならない。
各会計は、前項 に定める合議の途上で、予算上限超過願いに書かれている額よりも小さな額に修正させた上で、これを受理することができる。
各会計は、予算上限超過願いを受理したとき、予算上限超過願いを出したプロジェクトに属する会員に対して、新しい予算上限値を通告しなければならない。
本会の予算管理は、毎月第一水曜日又は金曜日に開催される月例決算会で行う。
月例決算会は、会長がその職権において開催日を開催の一週間前までに決定し招集する。
会長は特段の事情があるとき、会計二名、会計監査との合議により月例決算会の開催日を延期することができる。
前項 の規定にかかわらず、会長は前回の月例決算会の日から数えて四十五日以内に月例決算会を開催しなければならない。ただし、第十条二項 が適用される場合はこの限りではない。
第二条七項イ） に定める立替え型では、各プロジェクトリーダーは己の責任の下、プロジェクトに必要な備品・部品・その他知的財産等の購入費、大会等への参加費・交通費等を、個人として立替えることができる。立て替えた予算は、第四条 に定める月例決算会において決算する。
各プロジェクトは同時に各月一万円を超えて立替えを行うことはできない。各プロジェクトの予算上限値が一万円を下回る場合は、その予算上限値を超えて立替えを行うことはできない。
プロジェクトリーダーが予算上限値を超えて立替えを行った場合、 第三条 に基づく予算上限超過願いを提出することはできない。
予算上限値を超えて支払を行った場合、その支払は立替え型の予算交付の対象ではなくなり、プロジェクトリーダーは本会予算から当該支払の償還を請求する権利を失う。
立て替えた予算は、第四条 に定める月例決算会において決算する。
プロジェクトリーダーは月例決算会の三日前までに、前回の月例決算会から当該日までに立て替えた額と摘要を、自プロジェクトを担当する会計へ書面で報告しなければならない。 会計担当者がプロジェクトリーダーである場合、報告先はもう一方の会計担当者とする。
前項 の規定にかかわらず、プロジェクトリーダーが申告を失念した場合、又はプロジェクトリーダー事故あるときには、次回の月例決算会で決算する。
決算を順延する場合は、決算は立替えが行われた日から数えて九十日以内に行わなければならない。ただし、第十条二項 が適用される場合はこの限りではない。
立替えが行われた日から九十日が経過したとき、当該支払は立替え型の予算交付の対象ではなくなり、支払を行ったプロジェクトは本会予算から当該支払の償還を請求する権利を失う。
各会計担当者は、領収証もしくはそれと同等の効力を持つ証憑書類と引換えに、立て替えられた額を次回の月例決算会においてプロジェクトリーダーに渡さなければならない。
前項 に基づいて金銭の移動が発生するとき、金銭の受領者たるプロジェクトリーダーは金銭を受領したことを書面で証明し、その文書に署名しなければならない。
第二条七項ロ） に定める事前申告型では、各プロジェクトリーダーは、プロジェクトに必要な備品・部品・その他知的財産等の購入費、大会等への参加費・交通費等を支払発生前に申請し、予算の交付を受けることができる。
予算の交付を希望するプロジェクトリーダーは、予算が必要となる日の五日前の二三時五九分までに、自プロジェクトを管轄する会計担当者へ、会計担当者が定めた方法で予算の詳細を申告しなければならない。
会計担当者がプロジェクトリーダーである場合、 前項 に定める予算交付の申告先はもう一方の会計担当者とする。
本条に基づき金銭の移動が発生するとき、金銭の受領者たるプロジェクトリーダーは金銭を受領したことを書面で証明し、その文書に署名しなければならない。
プロジェクトリーダーは支払を完了したら、領収証もしくはそれと同等の効力を持つ証憑書類を電子データ化し、自プロジェクトを担当する会計に直ちに提出しなければならない。
プロジェクトリーダーは支払を完了したら、領収証もしくはそれと同等の効力を持つ証憑書類の現物を、次回の月例決算会にて自プロジェクトを担当する会計に提出しなければならない。
領収証もしくはそれと同等の効力を持つ証憑書類を紛失した場合、プロジェクトリーダーは交付を受けた予算を本会へ全額返還しなければならない。
全会員は本規約に定めのない事項又は本規約の解釈の疑義もしくは本規約に起因し、又は関連する紛争が生じた場合には、互いに信義誠実の原則に従って協議の上速やかに解決を図るものとする。
本規約は日本法に準拠するものとし、 前項 規定で解決できない一切の紛争については、東京地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とする。
会長、会計、会計監査は本規則の改正を発議することができる。
会員は全正会員の四分の一以上の署名を以って本規則の改正を発議することができる。
改正が発議されたとき、会長は直ちに 本会会則第十四条 に基づく臨時総会を招集しなければならない。定時総会において改正が発議されたときはこの限りではない。
前項 に定める総会における決定は 本会会則第十五条 に定める方法による。
本会計細則は、2019年6月1日に制定し即日効力を発する。
天災、火災、大規模な停電、その他の不慮の事故又は戦争、紛争、動乱、暴動、労働争議等によって、本規則に基づく形式の決算が不可能であると会長・副会長・会計二名・会計監査が判断した時は、会長の職権において決算を延期するものとする。
- 2019年6月1日 制定・施行