Aux fins des présents règlements généraux, l’expression «la communauté» signifie la communauté Agile de Sherbrooke, désignée aussi sous le vocable Agile Sherbrooke.
Originellement fondée en 2014 sous l’impulsion de quatre professionnels passionnés de l’Agilité, la Communauté Agile de Sherbrooke, Organisme Sans But Lucratif, a pour mission de favoriser et de soutenir l'échange d'idées, de connaissances et d'expériences concernant le développement Agile de logiciels ainsi que ses méthodes et pratiques (XP, Scrum, modélisation Agile, etc.), afin de permettre de produire et livrer des solutions d’une plus grande valeur d’affaires, de meilleure qualité en augmentant significativement la satisfaction des personnes impliquées dans cette création.
Sa création a été principalement motivée par les trois aspects suivants:
- La croyance que le succès de l'implantation des méthodes Agiles passe par l'échange des connaissances et le retour sur l'expérience des entreprises l’ayant pratiqué
- Le besoin de disposer d’une tribune de partage d’expérience et d’information au sujet des méthodes Agile dans la région;
- Le dernier est que bien que les méthodes agiles soient assez simples à saisir, une communauté d’échange peut s’avérer très utile lors de leur application.
La communauté s’est donnée comme mission de:
- Promouvoir la philosophie et l’approche Agile comme modèle d’organisation dans les entreprises TI et autres à Sherbrooke;
- Créer une communauté de pratique Agile à Sherbrooke;
- Partager les expériences d’implémentation des pratiques agiles;
- Développer une meilleure compréhension des différentes méthodes agiles;
- Favoriser et soutenir les échanges d’idées, de connaissances et d’expériences entre les membres;
- Suivre et discuter de l’évolution des meilleures pratiques agiles;
- Participer à l’amélioration des pratiques agiles;
- Favoriser la participation des membres et des experts du domaine à titre de conférenciers.
La communauté vise entre autres comme clientèle les propriétaires d’entreprises en TI, les gestionnaires d’équipes en TI, les chargés de projet, les architectes, les analystes et les développeurs, utilisant une ou plusieurs méthodes agiles ou intéressés à les utiliser.
Le territoire de la communauté est celui de la région de Sherbrooke et de la grande région de l’Estrie. Le territoire n’empêche en rien les personnes d’autres régions d’être membre de la communauté.
La communauté est un organisme sans but lucratif reconnu selon la partie III de la loi sur les compagnies.
Le siège social de la communauté est situé dans la ville de Sherbrooke.
La communauté peut par résolution de son conseil d’administration adhérer à, s’affilier ou collaborer avec tout organisme public ou privé dans la poursuite d’intérêts communs conformes à ses objectifs.
Toute personne intéressée aux pratiques de développement logiciel Agile peut devenir membre. Il n’y a pas de cotisation, de carte de membre ou avantage particulier à être membre. Les membres sont inscrits dans la liste de diffusion des activités de la communauté pour être adéquatement informés des activités à venir. Les membres peuvent mettre fin à leur adhésion et du même coup quitter la liste de diffusion quand ils le veulent en faisant la demande à la communauté.
Le conseil d’administration peut, s’il le juge à propos, fixer le droit d’adhésion et le montant de cotisation annuelle des membres de l’organisme de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement. Le droit d’adhésion et le montant de cotisation doivent être approuvés par l’assemblée annuelle des membres ou par le conseil d’administration selon le désir des membres. Le cas échéant, un avis de cotisation doit être expédié au moins 30 jours avant l’assemblée annuelle des membres de l’organisme.
L’assemblée générale annuelle a lieu à l’endroit que le conseil d’administration détermine, dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent la fin de l’année financière, à la date et à l’heure fixée par le conseil d’administration.
Une assemblée générale spéciale des membres peut être tenue lorsque les circonstances l’exigent. Il est loisible au président ou au conseil d’administration de convoquer une telle assemblée. De plus, le secrétaire est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins quinze (15) membres en règle, et cela dans les huit (8) jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui spécifie le but et les objets d’une telle assemblée spéciale. A défaut par le secrétaire de convoquer qu’une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.
Toute assemblée des membres est convoquée au moyen d’un avis écrit, envoyé à chaque membre de la communauté indiquant la date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée. Dans le cas d’une assemblée générale spéciale, l’avis doit mentionner de façon précise les affaires qui y seront transigées. Le délai de convocation de toute assemblée des membres est de trois (3) jours, sauf dans le cas d’urgence où ce délai peut de quarante-huit (48) heures. La présence d’un membre à une assemblée quelconque couvre le défaut d’avis à ce membre.
Les membres présents à l’ouverture constituent le quorum pour toute assemblée des membres. Le quorum doit être maintenu durant toute l’assemblée
À toute assemblée des membres, chaque membre a droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides. À toute assemblée, les voix se prennent par vote ouvert, ou, si tel que le désirent au moins 20% les membres présents, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents. Au cas d’égalité de voix, le président a un vote prépondérant.
Le conseil d’administration est composé d’un minimum de 5 et d’un maximum de 9 membres élus par l’Assemblée générale. Tout membre est éligible comme membre du conseil d’administration et peut remplir telles fonctions.
Tout membre du conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu. Le terme d’office des membres est d’une durée de deux (2) ans renouvelable.
Le président d’assemblée procède d’abord à la période de mise en nomination pour le poste de président d’élection. Chaque candidat doit être proposé par un membre et appuyé par un autre membre. Le président d’assemblée demande ensuite à chaque candidat s’il accepte le poste de président d’élection. Si un seul candidat accepte, il est élu par acclamation. Si plusieurs candidats acceptent, l’assemblée passe au vote. Le candidat ayant le plus de voix est déclaré élu. En cas d’égalité des voix, l’assemblée doit voter à nouveau jusqu’à ce que l’égalité soit brisée en faveur d’un candidat. Ce dernier est alors déclaré élu.
Le président d’élection n’a pas droit de vote. Le président doit choisir un scrutateur selon la procédure décrite au présent paragraphe. Le président d’élection procède d’abord à la période de mise en nomination. Chaque candidat doit être proposé par un membre et appuyé par un autre membre. Lorsque la période de mise en nomination est close, le président d’élection demande à chaque candidat s’il accepte d’être mis en nomination. S’il y a plus de candidats que de postes ouverts, le président d’élection procède alors au vote secret, nonobstant l’« ARTICLE 3.5 - Vote » des présents règlements généraux. Les candidats ayant obtenu le plus de voix sont déclarés élus. S’il y a égalité, l’assemblée doit voter à nouveau jusqu’à ce que l’égalité soit brisée en faveur d’un candidat. Ce dernier est alors déclaré élu.
Le secrétaire d’élection doit rédiger un procès-verbal de l’élection qui sera ajouté au procès-verbal de l’assemblée générale.
Il y a vacance au Conseil d’administration lorsqu’un de ses membres décède, offre par écrit sa démission audit conseil ou devient incapable de vaquer à ses fonctions. Toute démission prend effet au moment où ledit conseil l’accepte par résolution. En cas de telle vacance, le Conseil d’Administration nomme tout membre de son choix pour le reste du terme d’office.
Les membres du Conseil d’Administration ne sont pas rémunérés pour l’exercice normal de leur fonction d’administration. Par ailleurs, le conseil d’administration peut adopter une résolution visant à rembourser les administrateurs des dépenses engagées dans l’exercice de leurs fonctions.
Le Conseil d’Administration se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins trois (3) fois par année.
Les réunions du Conseil d’Administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du Conseil d’Administration. Elles sont tenues à l’endroit désigné par le président.
L’avis de convocation de toute assemblée du Conseil d’Administration peut être verbal. Le délai de convocation est d’au moins vingt-quatre (24) heures, mais en cas d’urgence ce délai pourra n’être que de deux (2) heures. Si tous les membres du Conseil d’Administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.
Une majorité des membres en exercice du Conseil d’Administration doit être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l’assemblée. Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité simple des voix, chaque membre du Conseil d’Administration ayant droit à un seul vote. Cependant, en cas d’égalité des voix, le président d’assemblée du Conseil d’Administration a droit à un vote prépondérant.
Le conseil d'administration peut décider de destituer un administrateur lors de son mandat si les conditions suivantes sont remplies :
- l'administrateur est absent pendant deux mois (ou à deux (2) rencontres consécutives espacées de plus de deux mois), sans arrangement préalable avec le conseil d'administration;
- l'administrateur ne répond pas à un avis formel envoyé à son adresse courriel personnel dans un délai de 14 jours;
- la majorité du conseil d'administration présent vote en faveur de cette destitution.
Les officiers de la communauté qui forment le comité exécutif sont: le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Ces différents postes sont choisis par les candidats lors d’une réunion du Conseil d’Administration tenue dans les 10 jours suivants l’assemblée générale annuelle des membres. Le terme d’office pour l’officier est de 1 an, renouvelable.
Au cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de la communauté ou pour toute autre raison jugée suffisante par le Conseil d’Administration, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier à tout autre officier ou à tout membre du Conseil d’Administration.
Le président préside toutes les assemblées du Conseil d’Administration et des membres. Il peut aussi désigner un président d’assemblée. Le président voit à l’exécution des décisions du Conseil d’Administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le Conseil d’Administration.
En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et exerce tous ses pouvoirs et toutes ses fonctions.
Le secrétaire assiste à toutes les assemblées des membres et du Conseil d’Administration et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le Conseil d’Administration. Il a la garde de son livre des minutes et de tous les autres registres corporatifs.
Le trésorier a la charge et la garde des fonds de la communauté et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et des déboursés de la communauté dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le Conseil d’Administration les deniers de la communauté.
La communauté, par son Conseil d’Administration, peut créer tous les comités qu’elle juge utile, établir les règles nécessaires à leur bon fonctionnement et désigner le ou les responsables de ces comités. Au moins un membre du Conseil d’Administration fait partie d’office de tout comité.
Les comités doivent faire rapport de leurs activités au Conseil d’Administration sur demande du président.
Aucun membre d’un comité n’est rémunéré pour l’exercice normal de ses fonctions de membre d’un comité.
L’exercice financier de la communauté Agile se termine le 31 Août de chaque année, ou à toute autre date fixée par le Conseil d’Administration.
Le Conseil d’Administration fait tenir par le trésorier de la communauté ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la communauté ou toutes ses dettes et obligations, de même que toutes autres transactions financières. Ces livres sont tenus au bureau principal et sont ouverts en tout à l’examen du président ou du Conseil d’Administration.
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la communauté sont signés par un (1) des membres du conseil d’administration.
Tout chèque payable à l’organisme devra être déposé au crédit de l’organisme auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d’administration désignera par résolution au secrétaire ou au trésorier de l’organisme.
Les contrats et autres documents requérant la signature de la communauté sont au préalable approuvés par le Conseil d’Administration et sur telle approbation sont signés par le président.
Aux fins de compléter et de préciser les présents règlements, le Conseil d’Administration peut promulguer des règlements de régie interne qui doivent être consignés dans un cahier à cette fin.
Seule l’assemblée générale des membres a le pouvoir d’amender d’abroger ou de remplacer en tout ou en partie les présents règlements.
En cas de conflit entre les présents règlements et un règlement de régie interne, ce dernier est nul et non valide. De même, en cas de conflit entre la loi et l’un quelconque des présents règlements, ce dernier est nul et non valide.