预算与报销

GDG 社区活动绝大多数活动由 Google 提供经费赞助，少数情况可能可能有第三方赞助，所以 GDG 社区活动几乎都是免费的。

报销方面我们按照以往一贯的原则，公开透明、实报实销，合理的支出无论多少该报就报。愿意自己垫的也可以。

报销规则是 Google DevRel 面向全国所有 GDG 社区组织者统一制定的，每个组织者都应该了解并且自己可以独立完成报销。没报过的报一次就熟悉了。不清楚的地方可以问，别怕麻烦。

具体执行上，我们是由每场活动的负责人来统一处理报销的，收到报销后再转给其他人。活动结束后，负责人在完成人数登记、活动总结发布等会后工作就可以执行报销流程了。因为活动的各项支出可能是由不同的人支付的，所以活动结束后负责人应该向所有参与这次活动的组织者、志愿者收集并核对各项花费支出，同时记录到报销邮件中。发票尽量用实际支出的发票。不太方便的小额的费用可以用替代发票，省得再互相快递发票了，以后都是电子发票就更方便了。

报销年底前一定要完成，否则就不给报了。组织者最好是活动结束后的一两周内就完成报销，时间久了有些细节可能就不记得了。

线下活动主要需要花钱的地方

一般而言，午餐费 > 场地费 > 茶歇费 。GDG 大多数活动没有午餐，所以主要花费就是场地、茶歇、聚餐、杂费。对于 200 人以内的活动，北京 GDG 目前可以使用联合创业办公社提供的免费场地，这样常规活动的主要花费就是茶歇和聚餐了，聚餐还不是每次都有。

茶歇

中场休息时为参会者提供的饮料和吃的。一般而言，自己网购或超市购买的茶歇人均费用应在 5 元以内。因为 5 元已经足够为一个人提供一瓶饮料和一个零食了。因此 100 人到场(不是报名人数，到场人数少于实际报名人数，详见人数估算)的茶歇应在 500 元以内，200 人到场的活动应在 1000 元以内。实际上实际费用通常是少于这个上限的。

场地

首先，社区尽量在本地寻找免费赞助的场地。其次，如果没有找到免费场地，那么尽量找性价比比较好的(需要一些经验)。

免费场地当然没有费用，作为对场地赞助方的感谢社区可以在活动通知、总结和活动开场时给予赞助方口头或文字的感谢。

收费场地，要看场地条件，一般是酒店、会议中心、培训场地、咖啡馆等。如果参会者较多，酒店的性价比和人均费用甚至比咖啡馆还便宜。但酒店一般不允许自己准备茶歇而是买他们的茶歇，人均费用较高(因为不是所有人都用茶歇，所以可以按到场人数的一定比例购买)。另外酒店的一些设备也是单独收费的，如投影、麦克。

本条目主要讨论场地预算的问题。关于场地的其它方面请参考场地条件与设备。

其它杂费

活动中经常还会有一些其它的杂费支出，比如搬运物资的打车费、停车费、组织者志愿者的午餐费、易拉宝制作费、大型活动的背板制作费等。

参会者午餐

GDG 平时的常规活动大多为下午半天或晚上7-9点的活动，这些活动不需要为参会者提供午餐或晚餐，准备茶歇就可以了。只有像 DevFest 这样全天的活动才需要考虑为参会者准备午餐。

组织者、讲师聚餐

组织者、志愿者、讲师是一场活动的真正贡献者，为了感谢大家的付出以及增进彼此的了解，很多活动结束后有组织者、志愿者和讲师的聚餐。人均 100 元以内可报销。除此之外，非活动的时候组织者们也可以聚在一起讨论活动计划，然后可以聚餐。春节年前也可以聚餐，这些都问题不大。

预算申请

由 Google 赞助的社区活动是有一定要求的，包括活动前的预算申请、审批(金额和活动内容)、活动后的总结、登记以及其它要求，此外还有季度预算申请和特殊活动预算申请分配等事项。

社区组织者可以直接在内部提出预算申请，而打算办活动的非社区组织者请先根据以上参考估算本次活动预算花费。然后在本 GitHub 项目的 issue 中提出一个预算申请并打上 budget 的 tag ，申请描述中应包含以下信息：

• 活动日期：我们的活动通常在周末的下午。最后实际活动日期和申请日期不同也没关系。
• 活动名称
• 活动内容(涉及的技术、面向人群)和活动形式(常规活动、Codelabs活动等)的描述
• 预计参加人数
• 申请的预算费用：场地费(没有写0)、茶歇费、其它费用和总费用

社区核心组织者会根据申请内容向 Google 提出预算申请，这可能需要几个工作日。对数额不大、花费合理的申请，一般问题不大。预算通过后，只要不超出预算审批金额的合理花费都会给予报销。注：预算审批金额可能小于申请金额。

预算通过后

在活动预算、时间、地点都确定后就可以正式开始具体活动的组织工作了，请参考 wiki 中的其他几个条目说明。此外，实际开销应控制在预算范围之内，实报实销。

关于发票

由 Google 提供的报销需要开具会务商指定抬头和纳税人识别号的国税发票，纸质发票或电子发票均可。根据国家相关规定，地税发票已作废，增值税发票全部写税号，不是增值税发票不强制写税号。总之，如果您是非社区组织者，在报销方面社区组织者会协助您。而您需要确保每项报销都有对应的发票。网购的物资(比如茶歇)用电子发票比较方便。另外，如果全部报销发票都是电子发票就不用快递发票了。而纸质发票一般会附在商品包装内，拆包时要记得收好，现场物资多的时候比较乱容易忘记。

会后报销

活动结束后，首先需要完成活动后的工作，完成后才可以报销。如果报销在预算范围内，没有不合理的花费，那么将纸质发票快递给会务商就可以了。电子发票通过邮件发给会务商就可以。所以如果全部发票都是电子发票则不需要快递。会务商收到发票后，正常情况下几个工作日会将报销款打到报销人提供的银行账号。

一般情况下，报销由活动负责人负责完成活动报销，非社区组织者由社区组织者协助完成报销。因为报销过程涉及到如下这些流程：

• 内部的抄送全体组织者、Google、会务商的报销邮件
• 填写内部全国统一的报销表格
• 快递发票